Ho appena finito di sviluppare un workflow veramente complesso 🏄🏻

Quando delineo un flusso di lavoro intricato o strutturo dei contenuti corposi, mi sento sempre molto soddisfatta. Tuttavia mi sono chiesta se tutto quel tempo impiegato per svilupparlo può effettivamente essermi utile.. La risposta, negli anni, è sempre stata affermativa: visualizzare e pianificare gli step da intraprendere per lo sviluppo di un progetto è tempo ben speso.

Sono sempre stata abituata a strutturare il materiale di studio in maniera visiva: costrutti linguistici organizzati per categorie di colore; insiemi e sottoinsiemi che definiscono le relazioni tra gli argomenti; infinite linee del tempo con gerarchie di contenuto e colori di riferimento.. tutto rigorosamente fatto a mano.

Questa attitudine si è tradotta, nel mio lavoro di designer, nella stesura di dettagliati workflow: task dopo task, traccio la direzione e le tempistiche di sviluppo dei progetti. Che si tratti del disegno di un’identità visiva, di un libro o di un’intero business, trovo fondamentale suddividere e ordinare in maniera sequenziale tutte le attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi.

I vantaggi che offre un flusso di lavoro strutturato:

1. avere una visione completa del lavoro da svolgere.
2. poter ipotizzare un tempo di svolgimento.
3. sapere sempre quale sarà lo step successivo da affrontare.
4. programmare briefing esaustivi con i clienti: conoscendo il punto preciso in cui ci si trova e avendo chiara la direzione, le questioni di cui discutere sono nitide e si evita di perdere o di far perdere tempo.
5. essere più precisi nel concordare le scadenze.
6. organizzarsi in maniera comprensibile e definita con i collaboratori.
7. concordare per tempo la fornitura dei materiali con collaboratori e fornitori.
8. non perdersi in un bicchiere d’acqua e vivere il processo con più tranquillità.

Atteggiamenti a cui prestare attenzione:

• Essere flessibili e disposti a modificare qualche step o tempistica: gli imprevisti capitano, l’importante è saperli accogliere e integrare in un piano già delineato per poter comunicare con chiarezza eventuali cambiamenti di deadline e concordare chiaramente con il cliente le possibilità che si hanno.
• Affrontare il flow task dopo task. L’intento non è quello di provare ansia per la quantità di azioni da intraprendere ma bensì di avere chiaro il percorso e non andare in affanno.

Strumenti utili per la realizzazione di un workflow:

Strumenti analogici. L’utilizzo di strumenti concreti aiuta specialmente chi ha il cosiddetto “cervello creativo” a memorizzare, visualizzare e progettare. Fogli, quaderni, raccoglitori, agende, calendari, post-it, pennarelli, acquerelli, penne, pennini, scotch colorati .. sono tutti strumenti utili e divertenti, ma possono bastare?

Riporto la mia esperienza: pianificare in maniera analogica è ottimo per task giornaliere o settimanali o per una prima stesura di un workflow complesso. Tuttavia questo approccio ha dei limiti: è arduo da modificare; è problematico delineare su carta le attività che richiedono lunghi tempi di sviluppo; non è facilmente condivisibile; è difficile che sia sempre a portata di mano; non permette l’integrazione o il collegamento di materiali digitali (documenti, calendari, mail, contenuti..).

Strumenti digitali. Quando carta e penna non ci bastano più, arriva il digitale e la miriade di applicazioni dedicate alla pianificazione. Personalmente cerco di utilizzare un numero limitato di strumenti per mantenere semplice e fluida la programmazione. Un’app che trovo sorprendente è Notion: ha un’immenso potenziale per progettare il flusso di lavoro in maniera visiva e operativa, collegandosi facilmente a risorse esterne. Non possono mancare gli strumenti di condivisione dei materiali via web, come GoogleDrive, Dropbox etc.

È altresì importante mantenere i contenuti salvati in locale (sul proprio computer o hard-disk) ben suddivisi per cartelle e accuratamente nominati secondo uno schema ricorrente, tutto deve essere allineato per rendere il flusso più veloce. Last but not least il calendario: io utilizzo sia quello digitale (che si aggiorna simultaneamente su tutti i miei dispostivi), sia la mia agenda cartacea che mi permette di affiancare alle task scrittura e disegno, così da assecondare il “cervello creativo” che registra e sviluppa meglio in maniera empirica.

Questa è la mia esperienza fino ad ora :)

Se hai qualche suggerimento o conosci un super tool che non ho citato, scrivimi sotto a questo post